دکتر نانسی مسنیر، مدیر مرکز ملی ایمنی سازی و بیماری‌های تنفسی CDC در کنفرانس خبری روز سه‌شنبه هشدار داد که «اختلال در زندگی روزمره ممکن است شدید باشد: مدارس باید تعطیل شوند، تجمع‌های عمومی باید موقتاً متوقف شوند و شرکت‌ها باید از کارمندان خود بخواهند که دورکاری کنند.»
شیوع جهانی این ویروس می‌تواند لحظه‌ای باشد که نشان دهد آیا کارفرمایان آمادگی لازم برای واکنش سریع در مقابل تغییرات غیرمنتظره در محل کار را دارند یا خیر. سفرهای کاری باید کاهش یابد یا به‌طور کامل لغو شود. ممکن است لازم باشد که بیشتر کارمندان در خارج از «ساعات کاریِ» محلی کار کنند و برای کار در منطقهٔ زمانی خود از ویدئوکنفرانس استفاده کنند. در صورت بدتر شدن شرایط، درواقع باید بیشتر کارمندان را دعوت یا از آنان درخواست کرد که به دورکاری روی‌آورند.
آیا سازمان‌ها آمادگی این کار را دارند؟ احتمالاً پاسخ منفی است؛ اما حتی کسانی که به چگونگی انجام شدن این کار فکر می‌کنند، آیا برای سؤال اجتناب‌ناپذیر پس از بحران، یعنی «چرا همیشه دورکاری نمی‌کنیم؟» آماده هستند؟
چطور سازمان خود را برای واکنش انعطافی در مقابل اختلال‌های احتمالی آماده و از این فرصت برای تصور مجدد کاری به‌طور گسترده استفاده می‌کنید؟ پنج مرحلهٔ زیر برای شروع ارائه‌شده‌اند:
امیدوار بودن به عدم وم انجام دورکاری و دعا کردن برای آن و یا صرفاً نادیده گرفتن آن، شیوه‌ای برای انجام کار نیست. روزی که قرنطینه گسترش یابد، هیچ‌کس به کارمندان لپ‌تاپ نمی‌دهد و نمی‌گوید که «برو و جایی دیگر کارت را انجام بده». طوری برنامه‌ریزی کنید که انگار تنها راه مؤثر باقی‌مانده برای اکثر کارمندان انجام دورکاری است. درصورتی‌که شرایط مستم واکنش سریع باشد، همین حالا تیمی متشکل از چندین متخصص ازجمله رهبران خطوط شغلی، فناوری اطلاعات، منابع انسانی، ارتباطات و امکاناتی برای شروع برنامه‌ریزی جهت سناریوهای مختلف و بهینه‌سازی اجرا، جمع کنید.
دقت کنید چه نقش‌ها و وظایفی
۱) را می‌توان بدون حضور فیزیکی در محل کار به‌طور کامل یا حتی نیمه انجام داد،
۲) را نمی‌توان، حتی تا حدودی، خارج از ساختمان اداره انجام داد و
۳) مطمئن نیستید.
به هرگونه فرضیات قراردادی احتمالاً نادرست در خصوص مشاغلی که ازنظر شما امکان دورکاری ندارند اعتراض کنید. خواهان تجربه کردن مشاغلی باشید که در ستون «مطمئن نیستم» قرار دارند. به‌عنوان‌مثال، سال‌ها به من گفته‌شده است که کار «معاون اداری» نمی‌تواند انعطاف‌پذیر باشد و من سال‌هاست که با تیمی از معاونان اداری کار می‌کنم تا ثابت کنم که این ادعا اشتباه است. بله کارهای خاصی که آن‌ها انجام می‌دهند نیازمند حضور فیزیکی است اما می‌توان برای آن‌ها نیز برنامه‌ریزی کرد. اکثر کارهای آن‌ها می‌تواند به‌طور مؤثر خارج از فضای سنتی کار اتفاق بیفتد و به نفع شرکت باشد.
سطح راحتی را با برنامه‌های خاص، نظیر ویدئوکنفرانس و سایر پلتفرم‌های ارتباطی یا همکاری، ارزیابی کنید. قبل از اینکه مردم نیازمند استفاده از این برنامه‌ها شوند، در صورت وجود شکاف، آموزش و فرصت‌هایی برای تمرین ارائه کنید. تسلط در زمان واقعی مطلوب و کارآمد نیست. دستگاه‌های متعلق به سازمان که مردم می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند را شناسایی و در مورد گزینهٔ قابل‌قبول لپ‌تاپ و گوشی همراه «خود را بیاورید» شفاف‌سازی کنید. در صورت وجود، به مسائل امنیت داده‌ها بپردازید و بهترین شیوهٔ مدیریت برخورد را تعیین کنید.
این برنامه‌های ارتباطی باید تشریح شوند: چگونگی دست‌یابی به همه (مثلاً تمام اطلاعات تماسی در یک مکان، کانال‌های ارتباطی اولیه – ایمیل، پیام فوری IM، اسلک Slack و …)؛ نحوهٔ واکنش کارکنان به مشتریان و چگونگی همکاری و ملاقات تیم‌ها و زمان آن.
پس از پایان دورهٔ واکنش انعطافی، این داده‌ها به شما امکان می‌دهد تا روی کارهای انجام‌شده، نشده و دلیل آن تأمل کنید. این داده‌ها همچنین شما را آماده می‌کنند تا پس از پایان دورهٔ بحران به سؤال غیرقابل‌اجتناب «چرا همیشه این کار را نمی‌کنیم؟» پاسخ دهید. بسته به نتیجه، ممکن است تصمیم بگیرید که برخی جنبه‌های خاص واکنش انعطافی را برای همیشه ادامه دهید. به‌عنوان‌مثال، ممکن است سفرهای کاری را تا ۲۵٪ کاهش دهید و ویدئوکنفرانس را جایگزین آن کنید. بعداً متوجه می‌شوید که حدود ۸۰٪ این جلسات به‌صورت مجازی هم همان تأثیر را خواهند داشت؛ بنابراین، کاهش ۲۰ درصدی سفرهای کاری ادامه خواهد یافت اما این بار به‌عنوان بخشی از استراتژی پایداری سازمان برای کاهش انتشار کربن است.
وضعیت اضطراری بهداشت جهانی، نظیر کرونا
سایت اصلی :
در سازمان من، Tech CU، ما به‌طورجدی ارزش مرکزی‌مان را، حرکت روبه‌جلو قرار داده‌ایم. بااینکه ما یک شرکت سایز متوسط هستیم، اما یک سری برنامه‌های ارتقاء اعضا بخصوص برای مدیران جدیدتر داریم. ما همچنین ارزش کوچینگ اجرایی (Executive Coaching) را در واحد مدیران ارشد و برای معاونین ارشد که توسط کوچ‌های خارجی انجام میشود دیده‌ایم؛ اما وقتی به واحد ارائه خدمت خود نگاهی کردیم، به این نتیجه رسیدیم که در این واحد هنوز جای رشد داریم. فاصله مشخص ما در مورد فرصت‌های مناسب برای مدیران سطح میانی برای رسیدن به قابلیت‌های رهبری است که بتوانند جهش خود را به سمت معاونت ارشد و فراتر از آن داشته باشند. برای رویارویی با این مسئله یک برنامه کوچینگ درون سازمان مبتنی بر علاقه‌مندی‌های حرفه‌ای هر مشتری خاص طراحی کردیم. ما در طی مسیر درس‌های بسیار ارزشمندی گرفتیم. با به اشتراک گذاشتن این درس‌ها من امیدوارم که بتوانم به کوچینگ درون سازمان‌ها کمک کنم که به حمایت از برنامه نگاهی داشته باشند و در سازمان‌های خود مشارکت کنند.
برای شروع لازم بود که ارزش کوچینگ را خاطرنشان کنیم. خوشبختانه تعداد زیادی از اعضای تیم اجرایی خودشان به قدرت یک کوچینگ خوب باور داشتند. همان‌طور که مأمور ارشد اجرایی ما جینین جاکوبسون عنوان می‌کند، سرمایه‌گذاری روی نیروهایتان با دادن یک برنامه خوب کوچینگ، جزء اصلی پرورش یک رهبر است. زمانی که شرکت‌کنندگان در این برنامه‌ها شروع به درک ویژگی‌های یک کوچینگ خوب می‌کنند و خود می‌آموزند که این روند را چگونه خودشان وارد برنامه‌های روزمره‌شان کنند، این مسئله به نفوذ تدریجی یک سری عادت‌های مهم و بنیادین در سازمان کمک می‌کند.
با نقشه‌برداری از این ایده، ما یک سری بحث‌های وضعیت کنونی/ وضعیت آینده در مکالماتمان ترسیم کردیم. در نگاه به برنامه‌های جانشینی افراد در سازمان متوجه شدیم که درجاهایی که جای خالی بین مدیران سطح میانی و نقش‌های معاونین اجرایی/ معاونین ارشد وجود دارد، هیچ‌وقت بحث در مورد بالا بردن مهارت‌های تکنیکی افراد نیست؛ بلکه به‌جای آن، نیاز به مهارت‌های نرم ازجمله اعتمادبه‌نفس اجرا و جلب حمایت هست؛ و متأسفانه اینکه چگونه در چنین جنبه‌ای می‌توان افراد را پرورش داد به‌اندازه فرستادن افراد به کلاس پیشرفته اکسل شفاف نیست!
ما روی ارزش مرکزی‌مان- حرکت روبه‌جلو- متمرکز شدیم تا این موضوع را شفاف کنیم. ما با خود گفتیم: تصور می‌کنیم دفعه بعدی که به برنامه جانشینی مدیران نگاهی می‌افکنیم، فردی را داشته باشیم که با یک کوچ کارکرده و پتانسیل‌های خود را بالفعل کرده و به‌عنوان یک رهبر با تلاش زیاد و متمرکز، رشد کرده است و انگیزه قوی و توانایی بالا برای تحول دارد. برای کسانی که نیاز به آمار و ارقام مستدل داشتند، خوشبختانه شواهدی از تحقیقات ICF در مورد نتایج سود و زیان تهیه کردیم.
در طی مسیر، ما این فرصت را به دست آوردیم که در مورد اینکه کوچینگ چه هست و چه نیست توضیح دهیم. به‌طور مثال، اینکه کوچینگ، آموزش دادن به کارمند برای بهتر کردن عملکردش نیست یا اینکه ما فرصت‌های پیشنهادی برای مدیران ارشد نداریم که ما را وادار کنند کارمندان یا تیمشان را کوچ کنیم تا سخت‌تر از قبل کار کنند یا اینکه آن‌ها را تربیت کنیم که شغل روزمره‌شان را بهتر انجام دهند. همین‌طور برای واقع‌بینانه کردن انتظارات، شفاف کردیم که کوچینگ مشاوره نیست. ما زمانی که تغییر ذهنیت یک مدیر از اینکه «چگونه افراد را درست کنم؟» به «چگونه افراد را توانمند کنم؟» می‌دیدیم گویی روشن شدن چراغ‌هایی را نظاره می‌کردیم. همین‌طور ما به‌طور مداوم تأکید داشتیم که این‌یک کلافه سردرگم نیست بلکه هر جلسه‌ای، فراخوانی به سمت اقدام و عمل و مسئولیت‌پذیری است.
برای جلب حمایت عمیق‌تر و چشم‌اندازی فراتر در مورد کارکردهای این برنامه، ما گروهی کوچک از مدیران ارشد و کهنه‌کار را انتخاب کردیم و مکالمه طولانی‌تری را با ایشان داشتیم. ما نمودارهایی ساده را در رابطه با روندی که پیش رو داشتیم و چارچوب کارآمدی این روند با آن‌ها به اشتراک گذاشتیم. به سؤالات اساسی‌شان پاسخ دادیم و سپس از هر مدیر خواستیم که دو کار برای ما بکند. اول اینکه: درخواست کردیم که با ما بعد از یک ماه که فرصت کافی برای هضم مفاهیم موردنظر را دارند، ملاقات مجدد داشته باشد؛ و دوم اینکه، از آن‌ها پرسیدیم که به نظرشان کدام‌یک از اعضای تیم از شرکت در این برنامه پایلوت سود خواهد برد؟ ما ارزش‌افزوده دو برابری در حین ملاقات مجددمان داشتیم: ایشان هم پیشنهادهای اصلاحی داشتند و هم لیست کوتاهی از شرکت‌کنندگان بالقوه را تهیه‌کرده بودند.
بعضی از پیشنهادهای حاصل از این مکالمه‌ها، این‌ها بودند؛ تربیت بیش از یک کوچ داخلی برای اینکه تداوم و پشتیبانی برای کوچ اصلی موجود باشد، تشریح رازداری و محرمانگی و اطمینان از اینکه توافق‌های کوچینگ بین مشتری، کوچ و سوپروایزر مشتری انجام میشود. ما همچنین شروع به تدارک دیدن یک «نمونه» برای طراحی یک فرهنگ کوچینگی گسترده‌سازمانی نمودیم. ما بر این باوریم که با بنا کردن یک نمونه الگو مبتنی بر ارزش‌های مرکزی‌مان و نیازهای دیده‌شده و طراحی یک برنامه با واردکردن رهبران فعلی به برنامه از ابتدا، یک مطالعه پایلوت بسیار قدرتمند طراحی کرده‌ایم که می‌تواند ارزش حضور کوچینگ درون سازمان را به اثبات برساند.
ما برنامه را تازه آغاز کرده‌ایم و عضو دومی از کوچ‌های بالقوه آموزش‌های رسمی خود را به‌زودی تحت تأییدیه ICF امسال آغاز خواهد کرد. ما از اینکه با این برنامه، ارزش‌های مرکزی‌مان را زیست می‌کنیم بسیار هیجان‌زده هستیم و به اینکه در تربیت نسل بعدی از رهبران ارشد نقطه کلیدی هستیم خوش‌بینیم.
سایت اصلی :
درباره این سایت